Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 12 september 2026.

1. Wie is verantwoordelijk?

Web-ICT Services B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij contact met ons en het gebruik van deze website. Voor vragen of verzoeken kunt u mailen naar info@web-ict.com.

2. Welke gegevens gebruiken wij en waarom?

• Contact en offertes: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en bedrijfsnaam, onderwerp en bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden en een offerte of opdracht voor te bereiden. De grondslag is het nemen van stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen en correspondentie af te handelen.
• Dienstverlening en administratie: contact-, opdracht- en factuurgegevens die nodig zijn om afspraken uit te voeren en onze administratie bij te houden. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst, onze wettelijke administratieplicht of, bij contactpersonen van organisaties, ons gerechtvaardigd belang om de klantrelatie te onderhouden.
• Werking en beveiliging: bij websitebezoek kunnen technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie in serverlogs worden verwerkt. Het doel en gerechtvaardigd belang zijn het oplossen van storingen en het voorkomen en onderzoeken van misbruik.

Het contactformulier vraagt verplicht om uw naam, e-mailadres, onderwerp en bericht; telefoonnummer en bedrijfsnaam zijn optioneel. Zonder voldoende contactinformatie kunnen wij uw verzoek niet afhandelen. Stuur geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden of kopieën van identiteitsdocumenten mee.

3. Cookies en externe websites

De website bevat geen advertentietrackers of analytische meetdiensten. De taalkeuze werkt via links; daarvoor wordt geen voorkeurcookie geplaatst. Het contactformulier verstuurt uw gegevens naar Web-ICT Services. Links naar andere websites openen een externe dienst met een eigen privacybeleid.

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Contactgegevens en berichten bewaren wij zolang de vraag, offerte of daaruit voortkomende opdracht in behandeling is. Daarna bewaren wij alleen wat nodig is voor de uitvoering van lopende afspraken, wettelijke administratieverplichtingen of de onderbouwing van een concrete rechtsvordering. Voor administratieve stukken volgen wij de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Technische logs worden bewaard voor foutanalyse en beveiligingsonderzoek en verwijderd zodra zij daarvoor niet meer nodig zijn; gegevens over een incident kunnen tot de afhandeling daarvan nodig blijven.

5. Delen en beveiligen

Wij delen gegevens alleen voor zover nodig voor bovenstaande doelen, bijvoorbeeld met dienstverleners voor hosting, e-mail en administratie, of wanneer de wet dit vereist. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen en beperken toegang tot degenen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, moet daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Via ons contactadres kunt u informatie vragen over de ontvangers en de waarborgen die op uw gegevens van toepassing zijn.

6. Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kunt u ook om beperking of overdracht vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking verandert.

Mail uw verzoek naar info@web-ict.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verlenging nodig is, informeren wij u binnen die maand over de reden. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Gegevens bij opdrachten en wijzigingen

Wanneer wij in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken, leggen wij de afspraken waar nodig vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet. Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regels veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.

8. BEUKK-plugin voor ChatGPT

Web-ICT Services B.V. publiceert de BEUKK-plugin en verzorgt de technische koppeling met het BEUKK-bestelsysteem. Deze aanvulling beschrijft de gegevensverwerking bij het verbinden van uw account en het gebruik van de plugin. De plugin verandert niet met welke partij u een overeenkomst voor een bestelling sluit. Voor verwerking die wij in opdracht uitvoeren, gelden daarnaast de afspraken met de opdrachtgever zoals beschreven onder 7. Voor onze eigen ondersteuning en beveiliging gelden de doeleinden en grondslagen onder 2. Het geven van technische toegang aan ChatGPT is niet automatisch de juridische grondslag voor iedere verwerking.

Inloggen en toegang

U logt in op de inlogpagina van de BEUKK-koppeling, kiest uw klantaccount en afleverlocatie en verleent toegang tot de daar genoemde functies. Uw inloggegevens worden gebruikt om uw identiteit en rechten te controleren. Uw wachtwoord wordt niet als antwoord van de plugin aan ChatGPT verstrekt. ChatGPT ontvangt een toegangstoken waarmee het namens u toegestane verzoeken kan uitvoeren. De inlogpagina gebruikt een functionele sessiecookie voor het inlog- en toestemmingsproces. De verbinding is versleuteld; toegang is beperkt tot uw account, locatie en verleende rechten.

Gegevens die de koppeling verwerkt en teruggeeft

• Account en locatie: klant- en locatienamen, bijbehorende identificatienummers, klanttype en informatie over uw bestelrechten of demostatus. Hiermee wordt bepaald welke informatie en functies u mag gebruiken.
• Assortiment en levering: uw zoekopdrachten, toegestane producten en productgroepen, product- en leveranciersnamen en identificatienummers, klantprijzen, beschikbaarheid en levermogelijkheden. Deze gegevens zijn nodig om uw vragen te beantwoorden en een voorstel te berekenen.
• Voorstellen en bestellingen: producten, aantallen, eenheden, afleverlocatie, leverdata, bedragen, btw, eventuele kosten, referenties en opmerkingen. Ook eerdere bestellingen, ordernummers en orderstatussen kunnen op uw verzoek worden opgehaald. Vrije tekst en namen kunnen persoonsgegevens bevatten.
• Autorisatie en controle: gegevens over verleende toegang, geldigheid en intrekking, de inhoud en versie van een voorstel, tijdstippen en status van bevestiging en verwerking. Deze gegevens helpen onbevoegd gebruik en dubbele bestellingen te voorkomen en fouten te onderzoeken.

ChatGPT stuurt de voor de gekozen functie benodigde invoer naar de koppeling en ontvangt de bijbehorende resultaten. Die resultaten kunnen in uw gesprek en de bestelkaart verschijnen. De plugin vraagt zelf niet uw volledige ChatGPT-gespreksgeschiedenis of geheugen op. Een verzoek dat ChatGPT aan de plugin doorgeeft, kan wel informatie uit uw gesprek bevatten. Geef alleen gegevens door die nodig zijn voor uw vraag of bestelling en zet geen wachtwoorden of bijzondere persoonsgegevens in zoekvragen, referenties of opmerkingen.

Bestellen en ontvangers

Een bestelvoorstel is nog geen bestelling. Definitief bestellen vereist bestelrechten en uw afzonderlijke bevestiging. Daarna verwerkt het bestaande bestelsysteem de bestelling en worden de daarvoor benodigde gegevens beschikbaar voor de betrokken leverancier(s) en de uitvoering van de bestelling, inclusief eventuele bestelberichten. Met demoaccounts kunnen geen echte bestellingen worden geplaatst.

De ontvangers zijn, afhankelijk van uw gebruik, Web-ICT Services B.V. voor de technische dienstverlening en ondersteuning, het BEUKK-bestelsysteem en de daarbij betrokken dienstverleners, OpenAI als aanbieder van ChatGPT en bij een bestelling de betrokken leveranciers. Voor verwerking binnen ChatGPT gelden ook de privacyinformatie van OpenAI en de instellingen en voorwaarden van uw ChatGPT-account of werkruimte. Wij bepalen daarmee niet hoe lang OpenAI uw gesprekken bewaart of welke gebruiksinstellingen voor uw account gelden. Voor vragen over dienstverleners en eventuele doorgifte buiten de EER kunt u contact met ons opnemen; zie ook 5.

Bewaring en het verbreken van de koppeling

De koppeling bewaart autorisatiegegevens, bestelvoorstellen en gegevens over bevestiging en verwerking. Een toegangstoken is maximaal tien minuten geldig; de vernieuwbare autorisatie heeft een maximale looptijd van dertig dagen, waarna opnieuw inloggen nodig is. Deze geldigheidsduur is geen verwijdertermijn voor opgeslagen gegevens. Ook het verlopen van een voorstel verwijdert niet automatisch de opgeslagen inhoud.

Voor de beoordeling van de bewaartermijn zijn de uitvoering en controle van uw verzoek, beveiliging, herstel bij storingen, lopende overeenkomsten, wettelijke administratieverplichtingen en concrete geschillen relevant. Voor gegevens die wij namens een opdrachtgever verwerken, gelden diens vastgelegde bewaarinstructies. Bestellingen behoren tot de administratie van het bestelsysteem. Back-ups kunnen gegevens bevatten en worden niet afzonderlijk aangepast wanneer u de koppeling verbreekt. Via ons contactadres kunt u informatie vragen over de op uw gegevens toepasselijke bewaartermijnen en verwijdering, ook in back-ups.

U kunt de verbinding met BEUKK in de instellingen van ChatGPT verbreken. Neem voor intrekking aan de kant van de koppeling of een verzoek om inzage, correctie of verwijdering contact op via info@web-ict.com en vermeld dat uw verzoek de BEUKK-plugin betreft. De rechten en procedure onder 6 gelden ook hier. Stuur geen wachtwoord of toegangstoken mee. Het verbreken van de verbinding annuleert geen geplaatste bestellingen en verwijdert niet automatisch voorstellen, administratie of eerder aan ChatGPT verstrekte gegevens. Beheer of verwijder uw gesprekken daarnaast in ChatGPT zelf.